Zapytanie ofertowe.

RFB.271.1.2021.BH                                                                          Świeszyno, 14 lipca 2021 r.

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Zamawiający  Gmina Świeszyno, Świeszyno 71,  76-024 Świeszyno na podstawie art. 2 ust.1 pkt. 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.) oraz w oparciu o Zarządzenie nr 365/VIII/2021 Wójta Gminy Świeszyno z dnia 14 stycznia 2021 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130.000,00 złotych, obowiązujący w Urzędzie Gminy Świeszyno zaprasza do złożenia oferty na kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy wraz z 8 podległymi jej jednostkami organizacyjnymi:

1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Niedalinie – jednostka budżetowa,
2. Zespół Oświaty Samorządowej – jednostka budżetowa,
3. Szkoła Podstawowa w Świeszynie - jednostka budżetowa,
4. Szkoła Podstawowa w Konikowie - jednostka budżetowa,
5. Szkoła Podstawowa w Zegrzu Pomorskim - jednostka budżetowa,
6. Przedszkole gminne w Świeszynie - jednostka budżetowa,
7. Żłobek Gminny „Tęczowa Kraina” w Konikowie - jednostka budżetowa,
8. Multimedialne Centrum Kultury e-Eureka – Biblioteka Publiczna – instytucja kultury

 

1. Opis przedmiotu zamówienia:

 

1.1 Zakres oferty stanowią następujące czynności składające się na kompleksową obsługę bankową budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych, w tym:

 

1. Otwieranie i prowadzenie rachunków podstawowych i rachunków pomocniczych dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy w walucie PLN,
2. Wydawanie zaświadczeń o posiadanych rachunkach podstawowych i pomocniczych,
3. Oprocentowanie środków zgromadzonych na rachunkach bankowych ustalane w oparciu o iloczyn WIBID 3M oraz stały współczynnik banku,
4. Udzielenie Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy Świeszyno w wysokości zgodnej z upoważnieniem do zaciągania kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Świeszyno zawartego w Uchwale budżetowej podejmowanej przez Radę Gminy, prognozowany limit kredytu w rachunku bieżącym to 2.000.000 zł. Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym oparte będzie na stawce WIBOR 1M powiększonej o stałą marżę banku.
5. Kredyt w rachunku bieżącym udzielony zostanie bez prowizji i opłat, jedynym kosztem dla Zamawiającego będzie oprocentowanie rzeczywiście wykorzystanego kredytu,
6. Zapewnienie internetowego systemu obsługi bankowej, w tym: instalacja systemu,    obsługa systemu, przeszkolenie pracowników,
7. Zapewnienie dostępu do informacji o operacjach na rachunkach podstawowych i rachunkach   za pomocą systemu bankowości elektronicznej/internetowej,
8. Możliwość generowania z systemu bankowości elektronicznej/internetowej wyciągów i pojedynczych  przelewów,
9. Bieżące dysponowanie środkami wpływającymi na rachunek,
10. Przyjmowanie wpłat gotówkowych od inkasentów podatku od nieruchomości, wyznaczonych Uchwałą Rady Gminy. Terminem wpłaty do banku jest dzień następujący po ostatnim dniu terminu płatności podatku zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłaty dokonywane są jednorazowo,
11. Zapewnienie usługi Systemu Płatności Masowych - identyfikacja i raportowanie pojedynczych płatności uznaniowych, wpływających na rachunki Gminy Świeszyno - usługa oparta o wirtualne numery rachunków, jednoznacznie identyfikujące płatnika,
12. Współpraca w systemie bankowości elektronicznej/internetowej  umożliwiającym:

• monitorowanie aktualnych danych o wysokości salda, wolnych środkach i obrotach na wszystkich rachunkach wraz z możliwością tworzenia raportów,
• zapewnienie bezpiecznego dostępu do systemu bankowości elektronicznej/internetowej dla wszystkich użytkowników,
• składanie różnorodnych zleceń, w tym cyklicznych zleceń z przyszłą datą realizacji,
• nadawanie i wycofywanie uprawnień do wykonania poszczególnych operacji
• podpisywanie przelewów zgodnie ze zdefiniowanymi schematami akceptacji – 4 osoby,
• rejestracja i realizacja elektronicznych wniosków,
• przegląd historii operacji w rozbiciu analitycznym i syntetycznym oraz przegląd operacji bieżąco rejestrowanych na rachunkach,

13. Identyfikacja płatności dokonywanych na rachunek Zamawiającego, w tym:

• identyfikacja wpłacającego oraz wpłaty poprzez: nazwę wpłacającego,  tytuł wpłaty, datę zlecenia wpłaty przez wpłacającego – ważne ze względu na pobór podatków lokalnych,

14. Bezpieczny dostęp do rachunków przy jednoczesnej gwarancji najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych i zasobów finansowych gminy,
15. Zapewnienie wsparcia w bieżącej obsłudze systemu bankowości elektronicznej/internetowej telefonicznie lub poprzez wizytę odpowiedniego specjalisty w siedzibie zamawiającego.

 

1.2 W ramach realizacji obsługi bankowej Gminy Świeszyno należy przyjąć następujące założenia:

1. Miesięczna/kwartalna kapitalizacja odsetek na wszystkich rachunkach podstawowych z opcją ich automatycznego transferu na rachunek podstawowy Urzędu Gminy. Kapitalizacja odsetek będzie następowała najpóźniej na ostatni dzień kończący kwartał tj. 31 marzec, 30 czerwiec, 30 wrzesień i 31 grudzień.

Transfer odsetek nie dotyczy rachunku podstawowego Multimedialne Centrum Kultury e-Eureka – Biblioteka Publiczna,

2. Opłaty i prowizje za czynności związane z obsługą wszystkich rachunków, w tym podległych jednostek, pobierane będą ryczałtem na koniec każdego miesiąca, z rachunku podstawowego Urzędu Gminy Świeszyno, za wyjątkiem opłat i prowizji z rachunku  Instytucji Kultury - Multimedialne Centrum Kultury e-Eureka – Biblioteka Publiczna ze względu na samodzielność Instytucji kultury jako osoby prawnej. Podpisanie umowy głównej na obsługę budżetu z Gminą Świeszyno oraz umów do umowy głównej sporządzonych odrębnie dla  wszystkich jednostek podległych, z tym że, umowa główna nie obejmuje Instytucji Kultury - Multimedialne Centrum Kultury e-Eureka – Biblioteka Publiczna. Bank zawrze z Instytucją Kultury odrębną umowę.

 

1. Składniki ceny oferty na bankową obsługę budżetu Gminy Świeszyno i jej podległych jednostek proszę przedstawić wg załącznika nr 1.

Wykaz jednostek organizacyjnych oraz ilość operacji bankowych przedstawiono w załączniku nr 2 i załączniku 3.

 

2. Termin realizacji zamówienia: okres od 01.12.2021 r. do 30.06.2024 r.

 

3. Kryterium wyboru oferty:

 

1.  Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium:

A: Cena – waga 90%  (max 90 pkt.)

B: Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych – waga 5% (max 5 pkt.)

C: oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym – waga 5% (max 5 pkt.)

Max. suma punktów do osiągnięcia 100.

 

3.2 Sposób wyliczenia punktów:

1. Kryterium cena - liczone jako cena usługi bankowej określonej poniżej, której została przypisana niżej wymieniona waga i maksymalna ilość punktów:

 

Lp.	Zakres usług bankowych	Waga/ maksymalna ilość punktów
1.	Wysokość opłaty miesięcznej ryczałtowej bankowego
1.1.	Miesięczna opłata ryczałtowa	90% - 90 pkt

 

Oferty będą podlegały ocenie w kryterium A (w poz. 1. 1 tabeli) według następującego wzoru:

 

                       Cena najniższa z badanych ofert

     ------------------------------------------------------------------------  x 100 pkt x 90 % = …… pkt

                                 Cena badanej oferty

 

W przypadku, gdy którykolwiek z oferentów zaproponuje cenę równą „0”, we wzorze jako odpowiednik tej ceny stosuje się liczbę „1”

 

B. Kryterium oprocentowanie środków na rachunkach bankowych - liczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów.

 

Lp.	Zakres usług bankowych	Waga/ maksymalna ilość punktów
1.	Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych
1.1.	Rachunek bieżący/pomocniczy	5% - 5 pkt

 

Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych objętych kompleksową obsługą bankową budżetu Gminy oraz jednostek organizacyjnych w oparciu o stawkę WIBID 3M  skorygowaną wskaźnikiem banku stałym w czasie trwania umowy. Dla celów porównania ofert będzie brana pod uwagę stawka WIBID 3M (wg notowania z dnia 10 sierpnia 2021 r.) skorygowana o stały wskaźnik zaoferowany przez Bank (podany z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku),

 

W przypadku wystąpienia ujemnej wartości sumy (WIBID 3M + stały współczynnik banku), uznaje się, że oprocentowanie środków na rachunku bankowym wynosi 0%.

 

Oferty będą podlegały ocenie w kryterium B (w poz. 1. 1 tabeli) według następującego wzoru:

 

         Stopa procentowa badanej oferty

---------------------------------------------------------------------  x 100 pkt x 5 % = …… pkt

Najwyższa stopa procentowa ze złożonych ofert

 

C. Kryterium oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym - liczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów.

 

Lp.	Zakres usług bankowych	Waga/ maksymalna ilość punktów
1.	Oprocentowanie kredytu w rachunku
1.1.	Stała marża dla kredytu w rachunku bieżącym	5% - 5 pkt

 

Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym oparte jest na stawce WIBOR dla 1-miesięcznych złotowych depozytów międzybankowych, powiększonej o stałą marżę banku. Odsetki naliczane będą od kwoty aktualnego zadłużenia.

Zamawiający nie przewiduje pobierania opłat i prowizji bankowych od udzielonego kredytu w rachunku bieżącym.

 

Oferty będą podlegały ocenie w kryterium C (w poz. 1. 1 tabeli) według następującego wzoru:

 

                       Najniższa marża ze złożonych ofert

     --------------------------------------------------------------   x 100 pkt x 5 % = …… pkt

                     Marża badanej oferty

 

Dla porównania cen ofert Zamawiający przyjmie kwotę kredytu w wysokości 2.000.000 zł z okresem korzystania 90 dni w roku.

 

4. Miejsce i termin złożenia oferty

Oferty należy złożyć do dnia  16 sierpnia 2021 r. do godz. 14.00.  Decyduje data wpływu oferty do Urzędu Gminy.

Dopuszcza się złożenie oferty:

• osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Świeszyno, Świeszyno 71,
   76-024 Świeszyno, Biuro Obsługi Interesantów,
• pocztą na adres Urząd Gminy Świeszyno, Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno

Oferty należy składać w kopercie opisanej w następujący sposób:

„Oferta na obsługę bankową budżetu Gminy Świeszyno”

 

5. Warunki płatności;

Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana nie później niż na ostatni dzień kalendarzowy każdego miesiąca.

 

6. Osoba do kontaktu

Informacji dotyczących zapytania ofertowego udziela Skarbnik Gminy – Bożena Hok, Urząd Gminy Świeszyno, pok. nr 9, tel. (94) 316 01 41

 

7. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, o treści zawartej w niniejszym zapytaniu ofertowym. Oferta powinna być opatrzona nazwą (pieczątką firmową) i podpisem Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych, wymaga się, aby Wykonawca dołączył do oferty pełnomocnictwo do podpisania oferty.
2. Całość przedmiotu zamówienia musi być wykonywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, powszechnie obowiązującymi zaleceniami, zasadami i wytycznymi w tym zakresie.
3. Cena ofertowa brutto stanowi cenę ryczałtową, obejmującą wszystkie koszty  związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, a w przypadku osoby fizycznej zawiera wszystkie należności publiczno-prawne ponoszone z tytułu osiąganego wynagrodzenia.
4. Rozliczenie następuje tylko w PLN.
5. Termin związania ofertą – 30 dni od daty upływu terminu składania ofert

 

8. Informacje dodatkowe: Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania, zamknięcia zapytania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania  na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Z tego tytułu nie przysługują oferentom żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

9. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informuję, iż:

9.1.      Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Świeszyno z siedzibą - Urząd Gminy Świeszyno 76-024 Świeszyno 71 (dalej zwany jako Administrator). 

Z administratorem można się skontaktować:

1)   listownie na adres: Urząd Gminy Świeszyno 76-024 Świeszyno 71;

2)   telefonicznie 94 31 60 120

3)   fax - 94 31 61 491

4)   przez email: gmina@swieszyno.pl.

 

9.2.      Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem można się kontaktować przez email: iod@swieszyno.pl

9.3.      Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w związku z Ustawą
z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwaną dalej Ustawą)  oraz art. 5-6 ustawy z 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – na podstawie tych przepisów mamy obowiązek zarchiwizowania sprawy.

9.4.      Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Okres wskazane powyżej mogą zostać przedłużone do czasu, upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeśli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia lub obrony przed takimi roszczeniami lub jeżeli przetwarzanie jest niezbędne na podstawie innych przepisów prawa

9.5.      Odbiorcy danych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o jawność postępowania (między innymi art. 18, art. 74, art. 252 art. 260 Ustawy)

9.6.      Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Administrator nie przewiduje przekazywać danych osobowych do państw trzecich.

9.7. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1)   prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych;

2)   prawo żądania sprostowania Pani/Pana danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO, jednak skorzystacie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

3)   prawo żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

4)   prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem lub z naszym inspektorem ochrony danych.

9.8.      Prawo wniesienia skargi do organu

Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.9.      Wymóg podania danych

Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy.

 

 

Wójt
/-/
Ewa Korczak

 

Załączniki:

1. Zapytanie ofertowe w wersji edytowalnej wraz z załącznikami od nr 1 do nr 3.

2. Zapytanie ofertowe w wersji pdf wraz z załącznikami od nr 1 do nr 3.