Sygnalista - zgłoszenie naruszenia zewnętrznego

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW ZEWNĘTRZNYCH

na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

 

Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Ustala się następujące sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych przez sygnalistę:

1. na adres poczty elektronicznej: sygnalista.zewnetrzny@swieszyno.pl

2. w formie listownej na adres: Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno, z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty”, „Sekretarz Gminy – do rąk własnych

 

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa

 

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego polega na ustaleniu:

• czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, tj. czy dotyczy informacji o naruszeniu prawa, która została uzyskana w kontekście związanym z pracą oraz która dotyczy dziedzin określonych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów;

• czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Świeszyno, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne spełnia warunki wstępnej weryfikacji określone w pkt 1, do sygnalisty przesyłane jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieją uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Wójta Gminy Świeszyno, jest ono przekazywane organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, o czym informuje się sygnalistę.

W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, o czym informuje się sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Rozpatrywanie zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Świeszyno obejmuje następujące etapy:

• postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, w tym ocena czy doszło do naruszenia prawa lub istnieje ryzyko wystąpienia takiego naruszenia, a także czy na skutek naruszenia wystąpiła szkoda majątkowa, a w razie jej stwierdzenia – oszacowanie szkody;

• dalsze działania następcze, które mają na celu przeciwdziałanie skutkom i przyczynom naruszeń prawa lub obniżenie ryzyka naruszenia prawa.

W przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia odstępuje się od podjęcia działań następczych. Informację o niepodjęciu działań następczych wraz z uzasadnieniem przekazuje się sygnaliście, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty.

 

Informacja zwrotna dla sygnalisty

Pracownik przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach – w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

 

Zasady poufności

Wójt Gminy Świeszyno gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
i podejmowania działań następczych oraz związane z nią przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej , dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

 

Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Wójt Gminy Świeszyno.

Organ publiczny – Wójt Gminy Świeszyno - przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,

2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),

3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),

4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),

5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),

6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

 

Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia -pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

 

Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty zakazane jest stosowanie działań odwetowych. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również :

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej w ramach nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej w Urzędzie Gminy Świeszyno.

 

Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich

• Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

• Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676

• e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,