\\\\

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

1. Zamawiający   Gmina Świeszyno, zaprasza do złożenia ofert na:

wykonanie usługi polegającej na serwisowaniu 95 zestawów komputerowych, prowadzonej w ramach realizacji projektu „Internet oknem na świat mieszkańców Gminy Świeszyno”- Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013,działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion.

2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi serwisowania i naprawy 95 następujących zestawów komputerowych:

• 90 zestawów : komputer marki DELL model OptiPlex 790MT, RAM 4GB 1333MHz, dysk twardy HDD 500GB, monitor DELL P2012H, drukarka laserowa monochromatyczna EPSON AcuLaser M2300D.

• 5 zestawów: komputer marki DELL model OptiPlex 720MT, RAM 4 GB 1333MHz, dysk twardy HDD 500GB, monitor DELL P2012H, drukarka laserowa monochromatyczna BROTHER HL5440D.

 

• 2. 1 Lokalizacja inwestycji:

Miejsca lokalizacji zestawów komputerowych objętych zamówieniem na dzień ogłoszenia (dokładne adresy beneficjentów zostaną udostępnione w dniu podpisania umowy. Tabela z lokalizacją znajduje się w poniższych załącznikach.

1. 2 Zakres przedmiotu zamówienia:

1. przyjmowanie zgłoszeń o usterkach związanych z prawidłową pracą zestawów komputerowych w pkt. 2 i w związku z tym:
   • diagnozowanie problemów związanych z prawidłową pracą zestawów komputerowych,
   • zgłaszanie i dokonywanie napraw gwarancyjnych i pozagwarancyjnych zestawów komputerowych. Przed wykonanie napraw niepodlegających gwarancji wykonawca zobowiązany jest przedstawić pocztą elektroniczną koszt naprawy i uzyskać pisemną akceptację zamawiającego.
   • prowadzenie ewidencji (rejestr) serwisu i napraw zestawów komputerowych wykonanych u beneficjentów końcowych,
   • reakcja na zgłoszenie, przez co rozumie się, że wykonawca w terminie do 24 godzin powiadomi drogą emailową Zamawiającego o każdym zgłoszeniu awarii, podając datę zawiadomienia o awarii, godzinę, nazwisko osoby zgłaszającej i adres beneficjenta
   • usuniecie usterki uniemożliwiającej pracę zestawu komputerowego w terminie 2 dni roboczych od reakcji na zgłoszenie.
   • pozostałe usterki ujawnione w trakcie eksploatacji zestawów komputerowych zostaną usunięte przez wykonawcę w terminie 5 dni roboczych od daty reakcji na zgłoszenie,
   • do czasu naprawy nie wlicza się czasu oczekiwania na akceptację zamawiającego
   • powiadamiania o stwierdzeniu  usterek dokonuje beneficjent końcowy lub osoba wskazana do kontaktów,
   • modernizacja lub wymiana podzespołów, lub części zestawu komputerowego, lub drukarki, których okres gwarancji upłynął, za wymaganą oddzielną pisemną zgodą Zamawiającego i na koszt Zamawiającego;
2. diagnozowanie i wykonanie naprawy połączenia internetowego oraz instalację
   i konfigurację połączenia Internetowego w przypadku re-instalacji lub aktualizacji oprogramowania,
3. inwentaryzacja  zestawów komputerowych u beneficjentów, czyli spis z natury dokonywany raz w roku do 30 listopada, począwszy od 2016 r., przedkładany wraz z rachunkiem za miesiąc listopad danego roku kalendarzowego.

3. Obowiązki wykonawcy:

1. Wykonawca zobowiązany jest do przedkładania Zamawiającemu faktury/rachunku wraz ze sprawozdaniem z przeprowadzonych prac serwisowych i napraw za każdy miesiąc do dnia 7 następnego miesiąca.
2. Wykonawca wyznaczy osobę oraz udostępni beneficjentom końcowym
   i Zamawiającemu nr telefonu, faksu i adresu e-mail kontaktowego, pod którym można będzie zgłaszać usterki.
3. Wykonawca będzie w imieniu Zamawiającego zgłaszał naprawy gwarancyjne i nadzorował ich realizację;
4. diagnozowanie problemów związanych z prawidłową pracą zestawów komputerowych wymienionych w pkt. 2.,
5. zgłaszanie i monitorowanie napraw gwarancyjnych zestawów komputerowych,
6. prowadzenie ewidencji (rejestru) serwisu i napraw zestawów komputerowych wykonanych u beneficjentów końcowych,
7. reakcja na awarie, przez co rozumie się, że wykonawca w terminie do 24 godzin powiadomi drogą emailową zamawiającego o każdym zgłoszeniu awarii, podając datę zawiadomienia o awarii, godzinę, nazwisko osoby zgłaszającej i adres beneficjenta,
8. usuniecie usterki uniemożliwiającej pracę zestawu komputerowego w terminie 2 dni roboczych od reakcji na zgłoszenie,
9. pozostałe usterki ujawnione w trakcie eksploatacji zestawów komputerowych zostaną usunięte przez wykonawcę w terminie do 5 dni roboczych od daty reakcji na zgłoszenie,
10. do czasu naprawy nie wlicza się czasu oczekiwania na akceptację zamawiającego,
11. modernizacja lub wymiana podzespołów, lub części zestawu komputerowego, lub drukarki, których okres gwarancji upłynął, za wymaganą oddzielną pisemną zgodą Zamawiającego i na koszt Zamawiającego;
12. diagnozowanie i wykonanie naprawy połączenia internetowego oraz instalację
    i konfigurację połączenia Internetowego w przypadku re-instalacji lub aktualizacji oprogramowania,
13. inwentaryzacja  zestawów komputerowych u beneficjentów, czyli spis z natury dokonywany raz w roku do 30 listopada, począwszy od 2016 r., przedkładany wraz z rachunkiem za miesiąc listopad danego roku kalendarzowego.

4. Termin realizacji zamówienia – do 31.12.2020r.

5. Kryterium wyboru oferty:

1. Cena  -  waga  60%  (max. 60 pkt.)
2. Czas reakcji na awarie  - waga  40%  (max. 40 pkt.)
3. Max. suma punktów do osiągnięcia 100.

1. 5.1 Sposób wyliczenia punktów:
   1. W kryterium cena punkty obliczone zostaną na podstawie następującego wzoru:

gdzie:
- stosowana punktacja:   0  - 60 pkt.   gdzie  1% = 1 pkt.  Wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku (wg zasady wartości równe lub wyższe od 5 w górę, niższe - w dół.

2. Czas reakcji na zgłoszenie awarii  (max. 20 pkt.)

 

Czas reakcji	Ilość punktów
Powyżej 48 od zgłoszenia	0
48-24 h od zgłoszenia	20
do 24 h od zgłoszenia	40

Zamawiający jako reakcję na zgłoszenie rozumie emailowe potwierdzenie zamawiającemu przyjęcia zgłoszenia od osób uprawnionych z podaniem daty i godziny zgłoszenia, nazwiska osoby zgłaszającej oraz adresu beneficjenta.

6. Miejsce i termin złożenia oferty

    Oferty należy złożyć do dnia  14 grudnia 2015r. godz. 11:00.

Dopuszcza się złożenie oferty:

• osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Świeszyno, Świeszyno 71,76-024 Świeszyno, Biuro Obsługi Interesanta parter.
• pocztą na adres; Urząd Gminy Świeszyno, Świeszyno 71,76-024 Świeszyno

Oferta należy składać w kopercie opisanej w następujący sposób:

wykonanie usługi polegającej na serwisowaniu 95 zestawów komputerowych w ramach realizacji projektu „Internet oknem na świat mieszkańców Gminy Świeszyno” Nie otwierać przed dniem 14 grudnia 2015r. godz. 11:00.

 

W przypadku braku jasnego (wyżej wskazanego) oznaczenia, list może zostać potraktowany jak zwykła poczta i otwarty wraz z pocztą przychodzącą danego dnia, co spowoduje dostarczenie do osoby merytoryczne po terminie otwarcia.

W takim przypadku oferta traktowana jest jako oferta złożona po terminie.

O wynikach wyboru oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty droga elektroniczną lub faxem.

 

UWAGA:

Propozycje cenowe złożone po terminie nie będą rozpatrywane podczas oceny.

7. Warunki płatności;

Wynagrodzenie wypłacane będzie na konto wskazane przez wykonawcę w comiesięcznych transzach, na podstawie faktury VAT lub rachunku. Termin płatności wynosi do 30 dni od dnia dostarczenia prawidłowej faktury/rachunku do siedziby zamawiającego. W przypadku dostarczenia błędnej faktury/rachunku czas zapłaty liczony jest ponownie od dnia złożenia poprawnej faktury/rachunku.

 

8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami:

Pod względem merytorycznym:

Jan Szostak – asystent koordynatora projektu ds. merytorycznych Urząd Gminy Świeszyno, tel. 94 31 60 146 , fax. 94 31 61 491, j.szostak@swieszyno.pl

Pod względem formalnym:

Beata Wojciechowska – inspektor ds. zamówień publicznych Urząd Gminy Świeszyno, tel. 94 31 60 147 , fax. 94 31 61 491, b.wojciechowska@swieszyno.pl

9. Podwykonawcy:

Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiający zastrzega, że całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.

10. Informacje dotyczące odwołania lub unieważnienia postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania lub unieważnienia jego wyniku bez podawania przyczyn. Wykonawcy nie przysługuje odszkodowanie z tytułu odwołania lub unieważnienia postępowania.

11. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę może złożyć tylko podmiot do tego uprawniony, w tym celu należy dołączyć do oferty dokument lub dokumenty, z których wynika uprawnienie do podpisania oferty i dokumentów złożonych wraz z ofertą np.: aktualny odpis z właściwego rejestru, aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, statut spółki itp.

Wykonawca może złożyć  tylko jedną ofertę.

Ofertę należy sporządzić w języku polskim, o treści zawartej w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść i układ graficzny muszą być zgodne z formularzami załączonymi do zapytania ofertowego.

Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę oraz zapisaną datą naniesienia zmiany.

Ofertę należy złożyć w oznakowanej kopercie w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym (termin oznacza dzień i godzinę wskazaną w zapytaniu).

Całość przedmiotu zamówienia musi być wykonywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, powszechnie obowiązującymi zaleceniami, zasadami i wytycznymi w tym zakresie.

Cena ofertowa brutto stanowi cenę ryczałtową, obejmującą wszystkie koszty  związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, a w przypadku osoby fizycznej zawiera wszystkie należności publiczno prawne ponoszone z tytułu osiąganego wynagrodzenia

Rozliczenie następuje tylko w PLN.

Termin związania ofertą – 30 dni.

 

Do oferty należy załączyć:

1. Formularz Ofertowy - załącznik nr 1.
2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia - załącznik nr 2.
3. Wykaz osób przewidzianych do realizacji zamówienia – Wykonawca wykaże, że dysponuje minimum 2 osobami, posiadającymi minimum dwuletnią praktykę w zakresie serwisowania sprzętu komputerowego (minimum 30 stanowisk komputerowych) i oprogramowania Windows 7 i pakiet biurowy Office, które oddelegowane będą do realizacji przedmiotu zamówienia - załącznik nr 3.
4. Poświadczenie lub inny dokument – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej, że wykonawca w ciągu ostatnich dwóch lat (liczonych do dnia złożenia ofert) wykonał co najmniej 2 usługi polegające na serwisowaniu sprzętu komputerowego (minimum 30 zestawów komputerowych w składzie komputer, monitor, drukarka).
5. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, należy złożyć Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy określające jego zakres, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy. Pełnomocnictwo należy złożyć w oryginale; w przypadku kserokopii  pełnomocnictwo musi być poświadczone notarialnie.   
6. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

 

Załączniki:

Zapytanie ofertowe - pdf.

Zapytanie ofertowe - doc.