Zapytanie ofertowe.

RIG.271.185.2018 Świeszyno, dnia 14.09.2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający Gmina Świeszyno, Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno na podstawie art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) oraz w oparciu o Zarządzenie nr 199/VII/2016 Wójta Gminy Świeszyno z dnia 1 kwietnia 2016r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000,00 euro, obowiązujący w Urzędzie Gminy Świeszyno, zaprasza do złożenia oferty na:

"Kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Świeszyno oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01.12.2018 r. do 30.11.2021 r."

Określenie przedmiotu zapytania ofertowego:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Świeszyno oraz jednostek organizacyjnych Gminy Świeszyno.

Zakres zamówienia obejmuje:

Wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno oraz rachunków jednostek organizacyjnych, polegającej na :

2.1.1. Otwieraniu i prowadzeniu rachunków bieżących Gminy Świeszyno, rachunków jednostek organizacyjnych oraz wydawanie zaświadczeń o prowadzonych rachunkach,

2.1.2. Otwieraniu i prowadzeniu rachunków pomocniczych Gminy Świeszyno, rachunków jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydawanymi przez poszczególne jednostki oraz wydawanie zaświadczeń o prowadzonych rachunkach,

2.1.3. Lokowaniu wolnych środków pieniężnych na lokatach krótko i długoterminowych,

Prowadzenie automatycznego transferu środków zgromadzonych na rachunku bieżącym budżetu Gminy na dedykowany rachunek lokaty overnight,

2.1.4. Realizacja zleceń płatniczych – przelewów przekazywanych w formie elektronicznej i papierowej,

2.1.5. Przyjmowanie w punkcie obsługi kasowej znajdującym się w miejscowości będącej siedzibą Zamawiającego – wpłat gotówkowych własnych i obcych na rachunki bieżące i pomocnicze budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy. Wpłaty gotówkowe obce dotyczą wpłat podatkowych i niepodatkowych dokonywanych przez osoby fizyczne i prawne oraz podmioty nieposiadające osobowości prawnej,

2.1.6. Dokonywaniu w punkcie obsługi kasowej znajdującym się w miejscowości będącej siedzibą Zamawiającego – wypłat gotówkowych na podstawie dokumentów księgowych zatwierdzonych do wypłaty przez osoby uprawnione przez Zamawiającego zgodnie ze złożonym wzorem podpisu.

2.1.7. Przenoszeniu na rachunek bieżący budżetu Gminy Świeszyno dochodów z tytułu naliczonych odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach lokat krótko i długoterminowych,

2.1.8. Wydawanie blankietów czeków gotówkowych.

Utworzenie i prowadzenie punktu obsługi kasowej co najmniej w godzinach od 8:00 do 12:00 (w dni robocze), zapewniającego pełną obsługę bankową w zakresie operacji gotówkowych i bezgotówkowych w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego przez cały okres bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy.
Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowej:

2.3.1. Instalacja systemu,

2.3.2. Obsługa systemu przez cały okres trwania bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy,

2.3.3. Przeszkolenie wskazanych pracowników.

Termin realizacji

Przedmiot zamówienia należy realizować w terminie od 01 grudnia 2018 r. do 30 listopada 2021r., przy czym dzień 01 grudnia 2018r jest dniem sprawnej obsługi Urzędu Gminy Świeszyno oraz wszystkich wymienionych w zapytaniu jednostek organizacyjnych. Przygotowania do sprawnej obsługi od dnia 1 grudnia 2018r wykonawca zacznie już w listopadzie 2018r. w miarę potrzeb.

Dodatkowe informacje mogące mieć wpływ na przedstawioną ofertę:
1. Wykaz jednostek organizacyjnych:

4.1.1. Budżet JST - Organ,

4.1.2. Urząd Gminy w Świeszynie,

4.1.3. Szkoła Podstawowa w Dunowie,

4.1.4. Szkoła Podstawowa im Wisławy Szymborskiej w Konikowie,

4.1.5. Szkoła Podstawowa im. kpt. pil. S. Bartosika w Zegrzu Pomorskim

4.1.6. Szkoła Podstawowa im. 27 Wołyńskiej Dywizji Piechoty Armii Krajowej w Świeszynie,

4.1.7. Przedszkole Gminne w Świeszynie,

4.1.8. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Niedalinie,

4.1.9. Zespół Oświaty Samorządowej w Świeszynie.

Ilość prowadzonych rachunków bankowych w tym: dla Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych - około 35 rachunków.
Koszty najmu pomieszczenia do obsługi kasowej ponosi bank, opłata ryczałtowa za m-c najmu wynosi 300,00 zł brutto, w tym media.
Powierzchnia pomieszczenia do obsługi kasowej wynosi ok.20 m².

Warunki dodatkowe: we wszystkich jednostkach obsługa rachunków prowadzona jest za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

Osobą uprawnioną do kontaktowania się w sprawach związanych z przedmiotowym zapytaniem ofertowym jest:

- w sprawach proceduralnych Ewa Jacewicz, tel. 94 31 60 147, e-mail: e.jacewicz@swieszyno.pl

- w sprawach merytorycznych Kamila Kołodziej, tel. 94 31 60 132, e-mail: k.kolodziej@swieszyno.pl

Warunki udziału w zapytaniu ofertowym:
1. W zapytaniu ofertowym mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

7.1.1. są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami praw;

7.1.2. posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

7.1.3. dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania przedmiotu zapytania ofertowego;

7.1.4. są bankiem;

7.1.5. znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej realizację złożonej oferty;

7.1.6. nie znajdują się w trakcie postępowania upadłościowego, w stanie upadłości lub likwidacji;

7.1.7. zobowiązują się do prowadzenia punktu kasowego w Świeszynie, przez okres trwania umowy, w godzinach określonych w ofercie oraz ponoszeniu kosztów z tytułu prowadzenia ww. punktu oraz czynszu najmu.

Miejsce i termin złożenia ofert.

Oferty należy składać w siedzibie Urzędu Gminy w Świeszynie, Świeszyno 71,
76-024 Świeszyno w terminie do 21 września 2018 r. do godziny 12:00.

Dopuszcza się złożenie oferty:

osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Świeszyno, Świeszyno 71,

76-024 Świeszyno, Biuro Obsługi Interesanta parter.

pocztą na adres; Urząd Gminy Świeszyno, Świeszyno 71,

76-024 Świeszyno

Oferty należy złożyć w kopercie opisanej w następujący sposób:

"Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Świeszyno oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01.12.2018 do 30.11.2021".

W przypadku braku jasnego oznaczenia list może zostać potraktowany jak zwykła poczta i otwarty wraz z pocztą przychodzącą danego dnia oraz może zostać dostarczony do osoby merytorycznej po terminie otwarcia. W takim przypadku oferta traktowana jest jak oferta złożona po terminie i nie podlega ocenie.

UWAGA:

Propozycje cenowe złożone po terminie nie będą rozpatrywane podczas oceny.

Szczegółowa zawartość ofert:
1. Do oferty należy załączyć :

Formularz Ofertowy zgodny z treścią wskazaną w załączniku 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia – załącznik nr 2;
Zezwolenie na prowadzenie działalności bankowej na terenie Polski, a także realizacji usług objętych przedmiotem niniejszego zapytania ofertowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997r. Prawo Bankowe (Dz.U. z 2017r. poz.11876 z późn. zm.), a w przypadku określonym w art.178 ust.1 ustawy Prawo Bankowe, inny dokument potwierdzający rozpoczęcie działalności przed dniem wejścia w życie ww. ustawy;
Niezbędne pełnomocnictwa do reprezentowania Oferenta. Wymóg przedstawienia pełnomocnictw dotyczy sytuacji, w których oferta jest podpisana przez osobę (osoby) inną niż ujawnione we właściwym rejestrze sądowym jako uprawnioną do reprezentacji Oferenta;
Projekt umowy, z uwzględnieniem zapisów zamawiającego podanych w pkt. 11.
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, o treści zawartej w niniejszym zapytaniu ofertowym.
3. Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść i układ graficzny musi być zgodny z formularzami załączonymi do zapytania ofertowego.
4. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę oraz zapisaną datą naniesienia zmiany.
5. Ofertę należy złożyć w oznakowanej kopercie w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym (termin oznacza dzień i godzinę wskazaną w zapytaniu).
6. Wszystkie dokumenty, oświadczenia i projekt umowy winny być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta, bądź przez niego upoważnionego przedstawiciela. Dokumenty przedstawione w formie kserokopii winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub osobę przez niego upoważnioną.
7. Całość przedmiotu zamówienia musi być wykonywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, powszechnie obowiązującymi zaleceniami, zasadami i wytycznymi w tym zakresie.
8. Rozliczenie następuje tylko w PLN.
9. Termin związania ofertą – 30 dni.

Kryteria oceny ofert i rozstrzygnięcie konkursu.

Cena - waga 40% (max. 40 pkt.)

Oprocentowanie- waga 40% (max. 40 pkt.)

Czas otwarcia punktu kasowego w Świeszynie – 20% (max 20 pkt.).

Max. suma punktów do osiągnięcia 100 pkt.

Kryterium cena - wyliczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów - P1.

Lp.	Zakres usług	Waga / maksymalna ilość punktów
(P1)	Opłaty i prowizje (wyrażone w złotych)
1	Otwarcie rachunku bankowego	4% - 4 pkt.
1.1	Opłata za otwarcie rachunku bieżącego	2% - 2 pkt.
1.2	Opłata za otwarcie rachunku pomocniczego	2% - 2 pkt.
2	Za miesięczne prowadzenie rachunku bankowego	4% - 4 pkt.
2.1	Opłata miesięczna za prowadzenie rachunku bieżącego	2% - 2 pkt.
2.2	Opłata miesięczna za prowadzenie rachunku pomocniczego	2% - 2 pkt.
3	Realizacja przelewów na rachunki w innych bankach	11% - 11 pkt.
4	Za wpłaty gotówkowe na rachunki bankowe prowadzone na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych	8% - 8 pkt.
5	Za wypłaty gotówkowe z rachunków bankowych prowadzonych na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych	8% - 8 pkt.
6	Opłata za wydanie książeczki czeków gotówkowych	1% - 1 pkt.
7	Opłata za system bankowości elektronicznej	4%-4 pkt.
7.1	za instalację programu	1% - 1 pkt.
7.2	abonament miesięczny	1% - 1 pkt.
7.3	za przeszkoleniem pracowników	1% - 1 pkt.
7.4	za konserwację i serwis w czasie trwania umowy	1% - 1 pkt.
Razem liczba punktów - (P1)		40% - 40 pkt.

Oferty będą podlegały ocenie, która zostanie określona według następującego wzoru:

cena najniższa spośród badanych ofert

ilość uzyskanych pkt. =^{_________________________________________________}x 100 x waga

cena badanej oferty

gdzie:
Wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku (wg zasady wartości równe lub wyższe od 5 w górę, niższe - w dół.

Po zsumowaniu uzyskanych punktów z danego zakresu usług w kryterium cena można uzyskać max. 40 pkt.

Kryterium oprocentowanie środków na rachunkach bankowych - liczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów – P2.

Lp.	Zakres usług	Waga / maksymalna ilość punktów
1	Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych (stawka WIBID O/N*współczynnik, wyrażone w procentach)	15% - 15 pkt.
2	Oprocentowanie lokat OVERNIGHT (stawka WIBID O/N* współczynnik, wyrażone w procentach)	15% - 15 pkt.
3	Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym (stawka WIBOR 1M plus marża, wyrażone w procentach)	10% - 10 pkt.
Razem liczba punktów - (P2)		40% - 40 pkt.

Oferty będą podlegały ocenie, która zostanie określona według następującego wzoru:

oprocentowanie badanej oferty

ilość uzyskanych pkt. = ^{_________________________________________________}x waga

najwyższe oprocentowanie z pośród badanych ofert

Po zsumowaniu uzyskanych punktów z danego zakresu usług w kryterium cena można uzyskać max. 40 pkt.

10.3 W przypadku kryterium Czas otwarcia punktu kasowego w Świeszynie (P3) oferta otrzyma ilość punktów w zależności od zaproponowanych przez Wykonawcę godzin prowadzenia punktu kasowego, przy czym Wykonawca nie może zaproponować godzin innych niż wskazane poniżej.

W przypadku braku podania przez Wykonawcę w ofercie czasu prowadzenia punktu kasowego Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zaoferował godziny od 8:00 do 12:00.

Lp.	Godziny otwarcia punktu kasowego	Ilość punktów
1	Od 8:00 do 12:00	0 pkt.
2	Od 8:00 do 14:00	10 pkt.
3	Od 7:00 do 15:00	20 pkt.

Maksymalna ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta w kryterium „czas otwarcia punktu kasowego” wynosi 20 pkt.

Zamawiający udzieli zamówienia temu Wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów łącznie w oparciu o powyższe kryteria oceny ofert

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta z najwyższą sumą punktów z dwóch kryteriów (P) zostanie obliczona wg wzoru:

P = P1 + P2 + P3

gdzie:

P1 - liczba punktów obliczona dla oferty w kryterium cena

P2 - liczba punktów obliczona dla oferty w kryterium oprocentowanie

P3 - liczba punktów za czas otwarcia punktu kasowego w Świeszynie

Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca to 100 punktów.

Oferta banku, który nie zobowiązał się do prowadzenia punktu kasowego w Świeszynie będzie odrzucona.
Informacja o wyniku zapytania ofertowego zostanie przekazana elektronicznie wszystkim uczestnikom.

Istotne postanowienia umowy.
1. Bank przyjmuje na siebie odpowiedzialność za następstwa i szkody wynikłe z realizacji utraconych czeków i blankietów czekowych w przypadku dokonania zastrzeżenia w oddziale prowadzącym rachunek – od chwili przyjęcia zgłoszenia od Zamawiającego.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku, gdy usługi bankowe będące przedmiotem umowy nie są świadczone w sposób należyty. Zamawiającemu przysługuje w takim przypadku prawo natychmiastowego odstąpienia od umowy oraz prawo naliczenia kar umownych w wysokości 10 000,00zł brutto.
3. W ramach zmian istotnych do umowy strony przewidują możliwość wprowadzenia następujących zmian:

obniżenie opłat oraz oprocentowania kredytu, zwiększenie oprocentowania na rachunku bieżącym w odniesieniu do wskaźników i cen zawartych w ofercie z dnia ……..
wysokość kredytu w rachunku bieżącym w zależności od uchwały budżetowej;
inne zmiany, których zamawiający nie mógł przewidzieć w dniu ogłaszania postępowania, a wprowadzenie ich jest korzystne dla zamawiającego;
wprowadzenie do umowy dodatkowych usług, wynikających z poszerzającego się wachlarza usług bankowych, jeżeli korzystanie z nich przyniesie zamawiającemu korzyści i ułatwi właściwą realizacje zapisów przedmiotowej umowy;
wprowadzenie dodatkowych stanowisk lub ograniczenie istniejących stanowisk dla obsługi elektronicznej;
zmiany zakresu obowiązków Wykonawcy w związku z nałożeniem na zamawiającego dodatkowych zadań lub wprowadzeniem zmian organizacyjnych.
1. Wszystkie spory związane z wykonaniem umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla miejsca siedziby Zamawiającego.
2. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

. Informacje dodatkowe:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

Klauzula informacyjna.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) Gmina Świeszyno - Urząd Gminy, Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno będąca administratorem danych osobowych przetwarza dane osobowe dla celów ogłoszenia, przeprowadzenia i realizacji zamówienia publicznego;

2) W każdej sprawie dotyczącej Państwa danych osobowych można się skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem adresu e-mail: iod@swieszyno.pl

3) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c) RODO. Oznacza to, że Pani/Pane dane są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych;

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być jedynie podmiotom mające podstawę prawną otrzymania takich informacji oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do tych danych i ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa;

7) Obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

8) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO, a także informuję, iż dane nie są przekazywane do państw trzecich.

Wójt

/-/ Ewa Korczak

Załączniki:

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w wersji edytowalnej wraz z załącznikami od nr 1 do nr 2.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w wersji pdf wraz z załącznikami od nr 1 do nr 2.

Wytworzył:

Udostępnił:

Jacewicz Ewa

(2018-09-14 09:12:45)

Ostatnio zmodyfikował:

Jacewicz Ewa

(2018-09-14 09:16:39)

DRUKUJ TĘ STRONĘ Obrazek drukarki

ZAMKNIJ