|
Do zadań samodzielnego stanowiska ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu należy:
- Zapewnienie obsługi organizacyjnej wójtowi, zastępcy wójta i sekretarzowi.
- Prowadzenie kalendarza wójta.
- Redagowanie pism w sprawach zleconych przez wójta.
- Przepisywanie pism.
- Sporządzanie odpisów i kopii pism.
- Łączenie rozmów telefonicznych.
- Umawianie spotkań zgodnie z poleceniem wójta.
- Przygotowywanie i przekazywanie korespondencji do wysłania.
- Przyjmowanie i wysyłanie wiadomości pocztą elektroniczną.
- Wypisywanie i ewidencjonowanie poleceń wyjazdów służbowych.
- Przygotowanie i obsługa sali konferencyjnej do narad i spotkań.
- Prowadzenie rejestru petycji, skarg i wniosków.
- Przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z wójtem lub sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych pracowników.
- Przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez wójta i sekretarza.
- Prenumerata czasopism oraz zamawianie literatury fachowej dla pracowników.
- Wywieszanie na tablicach ogłoszeń i zwrot ogłoszeń, informacji, obwieszczeń podlegających podaniu do publicznej wiadomości.
- Wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi urzędu, dbałość o jego wystrój i estetykę.
- Prowadzenie centralnego rejestru umów zewnętrznych.
- Nadzorowanie wpisów do książki wyjść służbowych i prywatnych.
- Prowadzenie rejestru i zbioru wydanych upoważnień i pełnomocnictw.
- Prowadzenie rejestru zarządzeń wójta.
- Prowadzenie książki kontroli.
|
