|
Do zadań samodzielnego stanowiska ds. archiwum zakładowego i gospodarczych:
- Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Gminy Świeszyno zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
- Opracowanie i wdrożenie regulaminu organizacji archiwum zakładowego Urzędu Gminy w Świeszynie;
- Analiza przekazywanej dokumentacji, segregowanie dokumentów zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
- Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego;
- Rejestrowanie pomiarów wilgotności i temperatury w pomieszczeniu archiwum
- Opracowywanie sprawozdań z działalności archiwum zakładowego;
- Przeprowadzanie instruktażu dla pracowników Urzędu w zakresie przygotowania dokumentów do archiwizacji;
- Prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania;
- Prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych;
- Prowadzenie rejestru telefonów i monitoringu;
- Wdrożenie do stosowania instrukcji bezpieczeństwa pożarowego;
- Opracowanie i wdrożenie do stosowania instrukcji ewakuacji urzędu na wypadek zagrożeń;
- Wyposażenie budynku w instrukcje i znaki bezpieczeństwa pożarowego;
- Terminowe zlecanie sprawdzania podręcznego sprzętu gaśniczego;
- Prowadzenia rejestrów oraz nadzorowania prac jednostek OSP;
- Zapewnienia OSP środków, pomieszczeń, wyposażenia zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej;
- Przygotowania wniosków o zatrudnienie kierowców - konserwatorów bojowych wozów strażackich w jednostkach OSP;
- Prowadzenia okresowej kontroli statutowej działalności jednostek OSP;
- Współdziałania z Komendą Miejską Państwowej Straży Pożarnej;
- Wykonywania działań zwalczających pożary i przeprowadzenie ewakuacji;
- Dbanie o estetyczny wygląd tablic informacyjnych Urzędu i aktualizowanie danych w nich umieszczonych;
- Planowanie wydatków i dokonywanie zamówień na zakup materiałów i wyposażenia do prawidłowego funkcjonowania urzędu;
- Sprawdzanie, weryfikacja i opisywanie rachunków związanych z funkcjonowaniem urzędu.
|
