Stanowisko ds. kancelaryjnych i gospodarczych

Samodzielne stanowisko ds. kancelaryjnych

Iga Kulwicz

tel. 94 3160 120

Do zadań samodzielnego stanowiska ds. kancelaryjnych należy:

1. Przyjmowanie korespondencji, w tym poczty elektronicznej składanej przez interesantów.
2. Prowadzenie kancelarii elektronicznej urzędu.
3. Skanowanie dokumentów i wprowadzanie ich do aplikacji.
4. Rozdysponowanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy po jej dekretacji.
5. Nadzór i opieka nad elektronicznym obiegiem dokumentów.
6. Prowadzenie elektronicznej skrzynki podawczej:
   1. prowadzenie ewidencji korespondencji ESP w wersji papierowej;
   2. przyjmowanie dokumentów w ESP i nadawanie Elektronicznego Poświadczenia Odbioru (EPO);
   3. wysyłanie elektronicznej korespondencji w ramach ESP.
7. Obsługa głównego konta poczty elektronicznej Urzędu Gminy Świeszyno.
8. Obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji interesantom w sprawach przez nich zgłaszanych, wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne, zapewnienie pomocy w celu prawidłowego wypełniania formularzy i wniosków.
9. Przyjmowanie składanych dokumentów, za wstępną weryfikacją pod względem ich kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji, opracowywanie materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań na zajmowanym stanowisku.
10. Wykonywanie czynności kancelaryjnych i bieżące rejestrowanie przyjętych wniosków, a przed ich wydaniem potwierdzenie odbioru przez interesanta.
11. Monitorowanie załatwiania wniesionych spraw, w tym pozyskiwanie informacji z komórki merytorycznej w zakresie zaawansowania rozpatrywanych spraw i ewentualnego sposobu zakończenia sprawy.
12. Udostępnianie interesantom materiałów informacyjno –promocyjnych gminy.
13. Przygotowywanie korespondencji do wysłania i nadawanie w placówce pocztowej.
14. Zapewnienie usługi wysyłania korespondencji przez operatora publicznego.
15. Zaopatrywanie pracowników urzędu w materiały biurowe i środki czystości zgodnie z zapotrzebowaniem.
16. Prowadzenie i obsługa terminala kasowego, przyjmowanie wpłat bezgotówkowych.
17. Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
18.  Obsługa centrali telefonicznej urzędu.