RIG.271.64.02.2015.BW                            

ZAPYTANIE OFERTOWE

  1. Zamawiający Gmina Świeszyno, Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno zaprasza do złożenia ofert na świadczenie usługi pn.:

"Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Świeszynooraz jej jednostek organizacyjnych na lata 2016 – 2018."

 

  1. Podstawa prawna:

Wartość zmówienia nie przekracza wartości 30 tys. EURO, zatem postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 pkt.  8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, poz. 984, 1047 i 1473, z 2014 r. poz. 423, 768, 811, 915 i 1146, 1232 oraz z 2015 r. poz. 349) oraz Zarządzenia Wójta Gminy Świeszyno nr 445/VI/2014 z dnia 16.04.2014r.

 

  1. Określenie przedmiotu zapytania ofertowego:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Świeszyno oraz jednostek organizacyjnych Gminy Świeszyno.

Zakres zamówienia obejmuje:

    1. 1 Wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno oraz rachunków jednostek organizacyjnych, polegającej na :
      1. Otwieraniu i prowadzeniu rachunków bieżących Gminy Świeszyno, rachunków jednostek organizacyjnych oraz wydawanie zaświadczeń o prowadzonych rachunkach,
      2. Otwieraniu i prowadzeniu rachunków pomocniczych Gminy Świeszyno, rachunków jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydawanymi przez poszczególne jednostki oraz wydawanie zaświadczeń o prowadzonych rachunkach,
      3. Lokowaniu wolnych środków pieniężnych na lokatach krótko i długoterminowych,
        1. Prowadzenie automatycznego transferu środków zgromadzonych na rachunku bieżącym budżetu Gminy na dedykowany rachunek lokaty overnight,
      4. Realizacja zleceń płatniczych – przelewów przekazywanych w formie elektronicznej i papierowej,
      5. Przyjmowanie w punkcie obsługi kasowej znajdującej się w miejscowości będącej siedzibą Zamawiającego – wpłat gotówkowych własnych i obcych na rachunki bieżące i pomocnicze budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy. Wpłaty gotówkowe obce dotyczą wpłat podatkowych i niepodatkowych dokonywanych przez osoby fizyczne i prawne oraz podmioty nieposiadające osobowości prawnej,
      6. Dokonywaniu w punkcie obsługi kasowej znajdującej się w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego – wypłat gotówkowych na podstawie dokumentów księgowych zatwierdzonych do wypłaty przez osoby uprawnione przez zamawiającego zgodnie ze złożonym wzorem podpisu.
      7. Przenoszeniu na rachunek bieżący budżetu Gminy Świeszyno dochodów z tytułu naliczonych odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach lokat krótko i długoterminowych,
      8. Wydawanie blankietów czeków gotówkowych.
    2. 2 Utworzenie i prowadzenie punktu obsługi kasowej w godzinach pracy zamawiającego, zapewniającego pełną obsługę bankową w zakresie operacji gotówkowych i bezgotówkowych w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego przez cały okres bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy.
      1. Dodatkowo punktowane będzie zapewnienie stałej obsługi bezgotówkowej w zakresie posadowienia bankomatu/wpłatomatu
        w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego przez cały okres bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy.
    3. 3. Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowej:
      1. Instalacja systemu,
      2. Obsługa systemu przez cały okres trwania bankowej obsługi budżetu Gminy Świeszyno i jednostek organizacyjnych Gminy,
      3. Przeszkolenie wskazanych pracowników.

 

  1. Termin realizacji

Przedmiot zamówienia należy realizować w terminie od 01stycznia 2016 r. do 30 listopada 2018r., przy czym dzień 01 stycznia 2016r jest dniem sprawnej obsługi Urzędu Gminy Świeszyno oraz wszystkich wymienionych w zapytaniu jednostek organizacyjnych. Przygotowania do sprawnej obsługi od dnia 1 stycznia 2016r wykonawca zacznie już w grudniu 2015r. w miarę potrzeb.

 

  1. Dodatkowe informacje mogące mieć wpływ na przedstawioną ofertę:
    1. 1. Wykaz jednostek organizacyjnych:
      1. Budżet JST - Organ,
      2. Urząd Gminy w Świeszynie,
      3. Szkoła Podstawowa w Dunowie,
      4. Szkoła Podstawowa w Konikowie,
      5. Szkoła Podstawowa w Zegrzu Pomorskim,
      6. Gimnazjum w Świeszynie,
      7. Przedszkole Gminne w Świeszynie,
      8. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Niedalinie,
      9. Zespół Oświaty Samorządowej w Świeszynie.
    2. 2. Ilość prowadzonych rachunków bankowych w tym: dla Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych - około 35 rachunków.
    3. 3. Koszty najmu pomieszczenia do obsługi kasowej ponosi bank, opłata ryczałtowa za m-c najmu wynosi 300,00 zł brutto, w tym media.
    4. 4. Powierzchnia pomieszczenia do obsługi kasowej wynosi ok.20 m2.

 

  1. Warunki dodatkowe: we wszystkich jednostkach obsługa rachunków prowadzona jest za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

 

  1. Osobą uprawnioną do kontaktowania w sprawach związanych z przedmiotowym zapytaniem ofertowym jest Beata Wojciechowska,Tel.: 94 31 60 147,   e-mail:
    b. wojciechowska@swieszyno.pl.

 

  1. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym:
    1. W zapytaniu ofertowym mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
      1. są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami praw;
      2. posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
      3. dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania przedmiotu zapytania ofertowego;
      4. są bankiem;
      5. znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej realizację złożonej oferty;
      6. nie znajdują się w trakcie postępowania upadłościowego, w stanie upadłości lub likwidacji;
      7. zobowiązują się do prowadzenia punktu kasowego w Świeszyno, przez okres trwania umowy, w godzinach pracy urzędu oraz ponoszeniu kosztów z tytułu prowadzenie ww. punktu oraz czynszu najmu.

 

  1. Miejsce  i termin złożenia ofert.

Oferty należy składać w siedzibie Urzędu Gminy w Świeszynie, Świeszyno 71, 76-240 Świeszyno w terminie do 07 grudnia 2015 r. do godziny 12:00.

Dopuszcza się złożenie oferty:

  • osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Świeszyno, Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno, Biuro Obsługi Interesanta parter.
  • pocztą na adres; Urząd Gminy Świeszyno, Świeszyno 71, 76-024 Świeszyno
  • skan oferty na adres e-mail: b.wojciechowska@swieszyno.pl, następnie oryginał oferty należy dostarczyć na adres urzędu do dnia składania ofert. W przypadku wpłynięcia oryginału po ww. terminie oferta będzie traktowana jako oferta dostarczona po terminie i nie podlega ocenie.

 

Oferta należy składać w kopercie opisanej w następujący sposób:

"Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Świeszyno oraz jej jednostek organizacyjnych na lata 2016 - 2018".

Nie otwierać przed dniem 07 grudnia 2015r. godz. 12:00.

 

W przypadku braku jasnego oznaczenia list może zostać potraktowany jak zwykła poczta i otwarty wraz z pocztą przychodzącą danego dnia oraz może zostać dostarczony do osoby merytorycznej po terminie otwarcia. W takim przypadku oferta traktowana jest jak oferta złożona po terminie i nie podlega ocenie.

UWAGA:

Propozycje cenowe złożone po terminie nie będą rozpatrywane podczas oceny.

 

  1. Szczegółowa zawartość ofert:
    1. 1. Oferta powinna się składać z czterech części:
  • cenowej, sporządzonej na osobnym formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
  • części opisowej, która powinna zawierać krótką prezentację Oferenta.
  • oświadczenia i dokumentów:

– Aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów, które nie podlegają wpisowi do rejestrów sądowych;

–  zezwolenie na prowadzenie działalności bankowej na terenie Polski, a także realizacji usług objętych przedmiotem niniejszego zapytania ofertowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22.08.1997r. Prawo Bankowe (Dz.U. z 2012r. poz.1376 z późn. zm.), a w przypadku określonym w art.178 ust.1 ustawy Prawo Bankowe, inny dokument potwierdzający rozpoczęcie działalności przed dniem wejścia w Zycie ww. ustawy.

– niezbędne pełnomocnictwa do reprezentowania Oferenta. Wymóg przedstawienia pełnomocnictw dotyczy sytuacji, w których oferta jest podpisana przez osobę (osoby) inną niż ujawnione we właściwym rejestrze sądowym jako uprawnioną do reprezentacji Oferenta;

  • projektu umowy, z uwzględnieniem zapisów zamawiającego podanych w pkt. 12.
    1. 2. Wykonawca może złożyć  tylko jedną ofertę.
    2. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, o treści zawartej w niniejszym zapytaniu ofertowym.
    3. 4. Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść i układ graficzny musi być zgodny z formularzami załączonymi do zapytania ofertowego.
    4. 5. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę oraz zapisaną datą naniesienia zmiany.
    5. 6. Ofertę należy złożyć w oznakowanej kopercie w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym (termin oznacza dzień i godzinę wskazaną w zapytaniu).
    6. 7. Wszystkie dokumenty, oświadczenia i projekt umowy winny być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta, bądź przez niego upoważnionego przedstawiciela. Dokumenty przedstawione w formie kserokopii winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub osobę przez niego upoważnioną.
    7. 8. Całość przedmiotu zamówienia musi być wykonywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, powszechnie obowiązującymi zaleceniami, zasadami i wytycznymi w tym zakresie.
    8. 9. Rozliczenie następuje tylko w PLN.
    9. 10 Termin związania ofertą – 30 dni.

 

  1. Kryteria oceny ofert i rozstrzygnięcie konkursu.

Cena  -  waga  49%  (max. 49 pkt.)

Oprocentowanie-  waga  50%  (max. 50 pkt.)

Posadowienie bankomatu/wpłatomatu w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego – 1% (1 pkt.).

Max. suma punktów do osiągnięcia 100 pkt.

  1. 1. Kryterium cena  - wyliczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów - P1.

Lp.

Zakres usług

Waga / maksymalna ilość punktów

(P1)

Opłaty i prowizje (wyrażone w złotych)

 

1

Otwarcie rachunku bankowego

4% - 4 pkt.

1.1

Opłata za otwarcie rachunku bieżącego

2% - 2 pkt.

1.2

Opłata za otwarcie rachunku pomocniczego

2% - 2 pkt.

2

Za miesięczne prowadzenie rachunku bankowego           

4% - 4 pkt.

2.1

Opłata miesięczna za prowadzenie rachunku bieżącego

2% - 2 pkt.

2.2

Opłata miesięczna za prowadzenie rachunku pomocniczego

2% - 2 pkt.

3

Realizacja przelewów na rachunki w innych bankach      

10% - 10 pkt.

4

Za wpłaty gotówkowe na rachunki bankowe prowadzone na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych

10% - 10 pkt.

5

Za wypłaty gotówkowe na rachunki bankowe prowadzone na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych

10% - 10 pkt.

6

Opłata za wydanie książeczki czeków gotówkowych

1% - 1 pkt.

7

Opłata za system bankowości elektronicznej                    

5%-5 pkt.

7.1

za instalację programu

2% - 2 pkt.

7.2

abonament miesięczny

1% - 1 pkt.

7.3

za przeszkoleniem pracowników

2% - 2 pkt.

7.4

za konserwację i serwis w czasie trwania umowy

1% - 1 pkt.

Razem liczba punktów - (P1)

49% - 49 pkt.

Oferty będą podlegały ocenie, która zostanie określona według następującego wzoru:

 

 

             cena najniższa spośród badanych ofert

ilość uzyskanych pkt. =_________________________________________________ x 100  x  waga

cena badanej oferty

 

gdzie:
Wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku (wg zasady wartości równe lub wyższe od 5 w górę, niższe - w dół.

 

Po zsumowaniu uzyskanych punktów z danego zakresu usług w kryterium cena można uzyskać max. 49 pkt.

 

  1. 2. Kryterium oprocentowanie środków na rachunkach bankowych   - liczone jako suma poniżej określonych usług bankowych, którym zostały przypisane wagi i maksymalne ilości punktów – P2.

Lp.

Zakres usług

Waga / maksymalna ilość punktów

1

Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych (stawka WIBID O/N*współczynnik, wyrażone w procentach)

15% - 15 pkt.

2

Oprocentowanie lokat OVERNIGHT (stawka WIBID O/N* współczynnik, wyrażone w procentach)

15% - 15 pkt.

3

Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym (stawka WIBOR 1M plus marża, wyrażone w procentach)

20% - 20 pkt.

Razem liczba punktów - (P2)

50% - 50 pkt.
 

 

Oferty będą podlegały ocenie, która zostanie określona według następującego wzoru:

                                                                oprocentowanie badanej oferty

ilość uzyskanych pkt. =               _________________________________________________        x  waga

                                                        najwyższe oprocentowanie z pośród badanych ofert

 

Po zsumowaniu uzyskanych punktów z danego zakresu usług w kryterium cena można uzyskać max. 50 pkt.

  1. 3. Dodatkowo wykonawca może otrzymać 1 pkt. za posadowienie bankomatu/wpłatomatu w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego – P3.
  2. 4. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta z najwyższą sumą punktów z dwóch kryteriów (P) zostanie obliczona wg wzoru:

 

P = P1 + P2 + P3

gdzie:

P1  -        liczba punktów obliczona dla oferty w kryterium cena

P2  -        liczba punktów obliczona dla oferty w kryterium oprocentowanie

P3  -        liczba punktów za posadowienie bankomaty/wpłatomatu na terenie Świeszyna.         

     Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca to 100 punktów.

  1. 5. Oferta banku, który nie zobowiązał się do prowadzenia punktu   kasowego w Świeszynie będzie odrzucona.
  2. 6. Informacja o wyniku zapytania ofertowego zostanie przekazana elektronicznie wszystkim uczestnikom.

 

  1. Istotne postanowienia umowy.
    1. 1. Bank przyjmuje na siebie odpowiedzialność za następstwa i szkody wynikłe z realizacji utraconych czeków i blankietów czekowych w przypadku dokonania zastrzeżenia w oddziale prowadzącym rachunek – od chwili przyjęcia zgłoszenia od zamawiającego.
    2. 2. Zamawiając zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku, gdy usługi bankowe będące przedmiotem umowy nie są świadczone w sposób należyty. Zamawiającemu przysługuje w takim przypadku prawo natychmiastowego odstąpienia od umowy oraz prawo naliczenia kar umownych w wysokości 10 000,00zł brutto.
    3. 3. W ramach zmian istotnych do umowy strony przewidują możliwość wprowadzenia następujących zmian:
  • obniżenie opłat oraz oprocentowania kredytu, zwiększenie oprocentowania  na rachunku bieżącym w odniesieniu do wskaźników i cen zawartych w ofercie z dnia ……..
  • wysokość kredytu w rachunku bieżącym w zależności od uchwały budżetowej;
  • inne zmiany, których zamawiający nie mógł przewidzieć w dniu ogłaszania postępowania, a wprowadzenie ich jest korzystne dla zamawiającego;
  • wprowadzenie do umowy dodatkowych usług, wynikających z poszerzającego się wachlarza usług bankowych, jeżeli korzystanie z nich przyniesie zamawiającemu korzyści i ułatwi właściwą realizacje zapisów przedmiotowej umowy;
  • wprowadzenie dodatkowych stanowisk lub ograniczenie istniejących stanowisk dla obsługi elektronicznej;
  • zmiany zakresu obowiązków Wykonawcy w związku z nałożeniem na zamawiającego dodatkowych zadań lub wprowadzeniem zmian organizacyjnych.
    1. 4. Wszystkie spory związane z wykonaniem umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla miejsca siedziby Zamawiającego.
    2. 5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

 

  1. Postanowienia końcowe.

     Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia zapytania ofertowego bez dokonania wyboru oferty. O przyczynach takiej decyzji oferenci zostaną poinformowani elektronicznie.

 

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego na kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Świeszyno oraz jej jednostek organizacyjnych

Nazwa i pieczęć

 

FORMULARZ OFERTOWY

 

"Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Świeszyno oraz jej jednostek organizacyjnych na lata 2016 - 2018".

 

Nazwa wykonawcy.................................................................................................................

Adres wykonawcy.................................................................................................................

NIP       ......................................................................................................................................

Regon.......................................................................................................................................

Nr rachunku bankowego....................................................................................................

Imię i nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów……………………………………….

tel………………………………………….. e-mail………………………………………….

Oferujemy wykonanie całości przedmiotu zmówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym, na niżej wskazanych tj.:

  1. Kryterium cena:

Lp.

Zakres usług

Cena zł

(P1)

Opłaty i prowizje (wyrażone w złotych)

 

1

Otwarcie rachunku bankowego

 

1.1

Opłata za otwarcie rachunku bieżącego

 

1.2

Opłata za otwarcie rachunku pomocniczego

 

2

Za miesięczne prowadzenie rachunku bankowego           

 

2.1

Opłata miesięczna za prowadzenie rachunku bieżącego

 

2.2

Opłata miesięczna za prowadzenie rachunku pomocniczego

 

3

Realizacja przelewów na rachunki w innych bankach      

 

4

Za wpłaty gotówkowe na rachunki bankowe prowadzone na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych

 

5

Za wypłaty gotówkowe na rachunki bankowe prowadzone na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych

 

6

Opłata za wydanie książeczki czeków gotówkowych

 

7

Opłata za system bankowości elektronicznej                    

 

7.1

za instalację programu

 

7.2

abonament miesięczny

 

7.3

za przeszkoleniem pracowników

 

7.4

za konserwację raz na rok i serwis w czasie trwania umowy

 
 

 

  1. Kryterium oprocentowanie:

Lp.

Zakres usług

Oprocentowanie

1

Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych (stawka WIBID O/N* współczynnik, wyrażone w procentach)1

 

2

Oprocentowanie lokat OVERNIGHT (stawka WIBID O/N* współczynnik, wyrażone w procentach)

 

3

Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym (stawka WIBOR 1M plus marża, wyrażone w procentach)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dla porównywalności ofert:

1 - kalkulując oprocentowanie należy uwzględnić odpowiednie stawki (WIBID O/N) ogłoszone 12 października 2015 r.

2 - oprocentowanie kredytu w rachunku winno zostać wyliczone z zastosowaniem WIBOR 1M z dnia 12 października 2015 r.

 

  1. Posadowię bankomat/wpłatomat na terenie m. Świeszyno:
  • TAK
  • NIE 

 

UWAGA:

Wykonawca jest zobowiązany wypełnić tabelę w każdym wierszu, w przypadku nie pobierania opłat w którymkolwiek z wymienionych przypadków należy wpisać wartość "0". Dla ważności oferty Wykonawca musi zaoferować wszystkie usługi podane w powyższych tabelach.

Oferent oświadcza, że;

  1. Uważam się związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty upływu terminu składania ofert;
  2. Gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania ofertowego oraz obowiązującym prawem.
  3. Zobowiązuję się do prowadzenia punktu kasowego na terenie Świeszyna na czas obowiązywania umowy, działający w godzinach pracy urzędu.
  4. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności,
  5. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie.
  6. Dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.
  7. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

 

 

 

        ………………………………..                                    ………………………………..

Miejscowość i data                                                podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej

pieczątka wykonawcy

 

 

Wytworzył:
Udostępnił:
Wojciechowska Beata
(2015-11-24 14:34:18)
Ostatnio zmodyfikował:
Wojciechowska Beata
(2015-11-24 14:45:17)
DRUKUJ TĘ STRONĘ Obrazek drukarki    ZAMKNIJZamknij